Omdat Vosko verwacht de komende periode hard door te blijven groeien is de behoefte ontstaan de organisatie hierop voor te bereiden, waarbij flexibiliteit, prettige werkdruk en behoud van zowel kwaliteit als reputatie voorop staan. Daarom heeft de afdeling Operations vorige week de workshop Eindeloos Verbeteren gedaan.

Processen verbeteren door focus

De workshop, onder leiding van Gijs Andrea en Richard Wentzel, is gebaseerd op de Theory of Constraints (TOC) van Eli Goldratt. Deze systeemtheorie gaat er van uit dat weinig factoren de prestatie van het systeem als geheel bepalen.

Om processen te verbeteren, moet je je als bedrijf focussen op die enkele factoren. “Je moet weten waardoor processen vertragen,” aldus Gijs. “Als je de bottleneck identificeert en benut, neemt de voorspelbaarheid van je systeem toe.” Daarbij benadrukte Gijs niet meteen tot actie over te gaan. “Ga niet gelijk veranderen, onderzoek eerst waar bij Vosko de constraint zit.”

Inzicht in processen met het dobbelspel

Tijdens het dobbelspel kwam goed naar voren hoe processen binnen een bedrijf verlopen. Bij de eerste drie rondes, waarbij onder andere managers werden aangesteld en de capaciteit werd verhoogd in een poging het proces te verbeteren, liep het onderhanden werk en/of de doorlooptijd op.

In de vierde ronde ging de focus naar de constraint en werd de input bepaalt door de output. Het proces was daardoor stabiel en zowel onderhanden werk als doorlooptijd bleven laag. “Op het moment dat je in flow bent, ben je 33% sneller dan je concurrent,” lichtte Gijs toe. Volgens hem is capaciteit weghalen het slechtste wat je kunt doen als het proces in flow is. “Je kunt beter anders nadenken wat je met die capaciteit dan kunt doen.”

Multitasken

Tijdens het dobbelspel werd ook een korte oefening gedaan met multitasken. Iets wat bij Vosko ook vaak voorkomt volgens Joost Nieuwlaat. “Als ik 30 projecten heb, ben ik continu aan het multitasken.”

Anders plannen

Uit de oefening bleek echter dat multitasken eigenlijk helemaal niet zo efficiënt is. Daarom werden de workshopdeelnemers geprikkeld om na te denken over het anders plannen van projecten. Richard Wentzel opperde om zo snel mogelijk af te ronden waar je mee bezig bent. “Wat je kunt doen is later beginnen met een project, zodat je eerder klaar bent.”

Vertaalslag naar Vosko

Tot slot werd de vertaalslag gemaakt van het dobbelspel naar de praktijk bij Vosko. De cijfers van Vosko lieten onder andere zien dat er variatie is in de doorstroom van projecten en dat er sprake is van onderhanden werk. Dat maakt het lastig managen, plannen en synchroniseren. Daarom bekijkt Arnout van Loon samen met Gijs en Richard of en zo ja hoe er een concreet vervolg aan kan worden gegeven.

Theo Speksnijder kijkt in ieder geval terug op een interessante workshop. “Je gaat altijd maar door met werk en door zo’n workshop word je toch geprikkeld om over processen na te denken.”